‍Seja bem-vindo ao Manual de Conduta ZeroDox. Aqui, você vai descobrir um pouco mais sobre a empresa da qual faz parte, encontrar os princípios que norteiam a nossa cultura organizacional e conhecer as regras que devem ser seguidas durante toda a sua atuação como integrante da instituição. A leitura deste material é obrigatória e a desconformidade com as normas aqui expressas constitui falta grave, passível de sanção.

‍Finalidade

Este manual tem a finalidade de estruturar o programa de compliance da ZeroDox, fomentando a aplicação efetiva das normas aqui previstas e buscando a estrita conformidade com as diferentes esferas jurídicas nas quais incide a sua atuação empresarial. Ele indica como proceder nos casos previstos e é uma ferramenta para o objetivo maior de criar, na instituição, uma cultura de integridade e uma política militante no sentido de prevenir, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos que possam ser praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira, contra a ZeroDox, qualquer um dos seus clientes, ou contra os consumidores finais destes. 

‍Abrangência

O Manual de Conduta ZeroDox é uma iniciativa da direção e vincula a todos integrantes da empresa, incluindo contratados, seja qual for o regime de contratação, estagiários, prestadores de serviços, efetivos ou temporários, administradores e os próprios diretores, todos doravante denominados colaboradores. Ele é válido em todo o território nacional, bem como em qualquer país em que a ZeroDox venha a prestar serviços, ou para o qual venha a expandir sua atuação. 

‍Divulgação

Os diretores e coordenadores deverão transmitir a seus respectivos subordinados as normas constantes deste Código de Ética e Conduta, para que ele alcance ampla divulgação no ambiente de trabalho, bem como deverão zelar pela sua observância, apresentando à equipe responsável pelo Programa de Compliance da ZeroDox recomendações para a sua atualização e aprimoramento.

Quem Somos?

Nós somos a conversão digital. Mas, a resposta a essa pergunta vai muito além disso e depende da sua participação para estar completa. Para começar, é preciso ter em mente que somos uma empresa comprometida com resultados. Acreditamos que, muito além das vendas, o sucesso depende da satisfação de necessidades de todos os públicos envolvidos no nosso sistema produtivo, com observância ao desenvolvimento sustentável e o estrito cumprimento da lei. 

Os Princípios Para Nossos Fins

A ZeroDox foi criada para ser a melhor alternativa ao papel, como ferramenta legalmente válida para registro e troca de informações comprobatórias e para a execução de tarefas administrativas, não apenas superando expectativas de clientes, parceiros, colaboradores e demais públicos envolvidos no seu sistema organizacional, mas com um compromisso com a ética, a legalidade, a sustentabilidade e o desenvolvimento da sociedade na qual está inserida. 

Para isso, é preciso mais do que uma engenharia de software robusta e soluções eficientes. É imprescindível cultivar valores nobres e ter os princípios certos. Estes não se ensinam da noite para o dia. Eles são nossos valores mais fundamentais, as premissas sobre as quais construímos nossas noções de certo e errado. 

Acreditamos que os nossos princípios sejam convergentes com os seus. Pois, se de outra forma fosse, não estaríamos trilhando um mesmo caminho. Porém, quando lidamos com responsabilidades que envolvem ativos alheios e o erário, precisamos não apenas ter nossos princípios mais éticos como norte, mas também, estarmos sempre atentos para qualquer fragilidade ou irregularidade que possa gerar perdas ou desvios.

Missão

Substituir o papel

Visão

Ser a principal ferramenta para execução de tarefas e registro de informações com validade jurídica.

Valores

Ética, transparência, respeito às diversidades e valorização de talentos, cultura organizacional saudável, democrática e baseada em produtividade, estrita conformidade legal, clareza de intenções e compromisso com resultados, geração de riqueza, emprego e renda.

Proposta

Proporcionar soluções sólidas e confiáveis para digitalização de documentos e a gestão de dados e processos no ambiente virtual, com uma engenharia de software robusta e eficiente, custos competitivos e o mais alto grau de credibilidade prevista em lei. 

Desafio

Temos à nossa frente um grande desafio, somos responsáveis pela convergência das atividades administrativas para o ambiente virtual. A nossa tarefa envolve a mudança na forma como se fazem uma série de negócios jurídicos. Nossas soluções substituirão funções, até então exclusivas do papel, como assinaturas, certificações de pessoalidade, manifestações de vontade e muito mais. Elas terão a mesma validade comprobatória dos documentos impressos e servirão, por exemplo, para comprovar um compromisso de pagamento, ou um direito de cobrança. Em outras palavras, em substituição a todas as formas em que o papel era utilizado para isso, as nossas soluções serão responsáveis pela proteção de grandes ativos, no meio digital. Em função disso, é muito importante que tenhamos uma postura não apenas íntegra em todos os nossos atos, mas também, alerta na intenção de prevenir desvios. 

Quaisquer riscos de perdas, desvios, ou prejuízos, eminentes ou potenciais, seja para a ZeroDox ou para qualquer um dos seus clientes devem ser reportados. Riscos de perdas, prejuízos, desvios, licitudes, irregularidades, ou qualquer uma das condutas previstas neste manual, contra a administração pública nacional ou estrangeira, devem ser imediatamente denunciados, através dos canais de auditoria que disponibilizamos ao final deste material.

Conduta do Colaborador

Todos os colaboradores da ZeroDox devem atuar em defesa dos interesses da instituição, sem negligenciar as demandas da administração pública, sempre respeitando as leis em vigor e as normas aplicáveis às suas atividades.

Nas Relações Internas‍

As relações no ambiente de trabalho, em todos os locais onde a ZeroDox desenvolve as suas atividades, devem se pautar pelo respeito ao indivíduo, à sua autodeterminação, sua privacidade e à sua integridade moral e física. Além disso, devem primar pela transparência, colaboração, trabalho em equipe, crescimento profissional, foco na qualidade, eficiência, eliminação de desperdícios e melhoria contínua dos processos, sempre voltados para o interesse e desenvolvimento da instituição e à realização de suas finalidades sociais.

Nas Relações com os Clientes

É dever de todos os colaboradores atender os clientes da ZeroDox com cortesia, presteza e eficiência, objetivando conhecer as suas necessidades, buscar a sua satisfação e promover um relacionamento mutuamente proveitoso e duradouro, sempre de acordo com nossas políticas e objetivos institucionais. É proibido o oferecimento ou aceitação de qualquer benefício ou vantagem pessoal, caracterizadas como propinas ou gorjetas, de clientes, seus prepostos, ou representantes.

Nas relações com Investidores

A conduta dos colaboradores da ZeroDox que tenham ou venham a ter relações com investidores, deve ser, sempre, fundamentada na comunicação transparente e inequívoca e ter clareza de propostas e objetivos. Além disso, é necessário que o colaborador esteja atento a quaisquer indícios de ocultação ou dissimulação da natureza, origem, localização, disposição, movimentação ou propriedade de bens, direitos ou valores provenientes, direta ou indiretamente, de infração penal.

Nas relações com a imprensa

O relacionamento da ZeroDox com órgãos da imprensa deve ser realizado apenas por colaboradores autorizados, dentro dos limites dos assuntos nos quais forem expressamente autorizados a tratar, e sempre zelando pela criação e manutenção da imagem positiva da instituição.

Nas Relações com Fornecedores e Prestadores de Serviços

1. O relacionamento com fornecedores ou prestadores de serviço deve ser conduzido de forma ética e respeitosa. 
2. O critério de seleção de fornecedores deve ser basear em parâmetros técnicos e transparentes, sempre visando os interesses da instituição, sem negligenciar as demandas da administração pública.
3. Não é tolerada a aceitação de qualquer benefício ou vantagem pessoal de fornecedores ou prestadores de serviços, ou que possam influenciar uma decisão de escolha de um deles, seja direta ou indireta, tais como, mas não se limitando a, propinas, gorjetas, viagens, ofertas de emprego a parentes, entre outros.

Nas relações com o mercado

Todas as ações realizadas com propósitos comerciais deverão observar, rigorosamente, a legislação e as normas aplicáveis ao tipo de atividade em questão, com especial atenção para as normas de proteção da propriedade e industrial e zelo para não incorrer em nenhuma das seguintes condutas, que caracterizam os crimes de concorrência desleal:

1. Publicar, por qualquer meio, falsa afirmação, em detrimento de concorrente, com o fim de obter vantagem.

2. Prestar ou divulgar, acerca de concorrente, falsa informação, com o fim de obter vantagem.

3. Empregar meio fraudulento, para desviar, em proveito próprio ou alheio, clientela de outrem.

4. Usar expressão ou sinal de propaganda alheios, ou os imitar, de modo a criar confusão entre os produtos ou estabelecimentos.

5. Usar, indevidamente, nome comercial, título de estabelecimento ou insígnia alheios ou vender, expor ou oferecer à venda ou ter em estoque produto com essas referências.

6. Substituir, pelo seu próprio nome ou razão social, em produto de outrem, o nome ou razão social deste, sem o seu consentimento.

7. Atribuir-se, como meio de propaganda, recompensa ou distinção que não obteve.

8. Vender ou expor ou oferecer à venda, em recipiente ou invólucro de outrem, produto adulterado ou falsificado, ou dele se utilizar para negociar com produto da mesma espécie, embora não adulterado ou falsificado.

9. Dar ou prometer dinheiro ou outra utilidade a empregado de concorrente, para que o empregado, faltando ao dever do emprego, lhe proporcione vantagem.

10. Receber dinheiro ou outra utilidade, ou aceitar promessa de paga ou recompensa, para, faltando ao dever de empregado, proporcionar vantagem a concorrente do empregador.

11. Divulgar, explorar ou utilizar-se, sem autorização, de conhecimentos, informações ou dados confidenciais, utilizáveis na indústria, comércio ou prestação de serviços, excluídos aqueles que sejam de conhecimento público ou que sejam evidentes para um técnico no assunto, a que teve acesso mediante relação contratual ou empregatícia, mesmo após o término do contrato.

12. Divulgar, explorar ou utilizar-se, sem autorização, de conhecimentos ou informações a que se refere o item anterior, obtidos por meios ilícitos ou a que teve acesso mediante fraude.

13. Vender, expor ou oferecer à venda produto, declarando ser objeto de patente depositada, ou concedida, ou de desenho industrial registrado, que não o seja, ou mencioná-lo, em anúncio ou papel comercial, como depositado ou patenteado, ou registrado, sem o ser.

14. Divulgar, explorar ou utilizar-se, sem autorização, de resultados de testes ou outros dados não divulgados, cuja elaboração envolva esforço considerável e que tenham sido apresentados a entidades governamentais como condição para aprovar a comercialização de produtos.

Nas Relações com Autoridades e Órgãos Governamentais

1. Alinhamento com os Princípios da Administração Pública

Todos os colaboradores da ZeroDox, que tiverem relações com autoridades e órgãos governamentais, devem atentar, sempre, para o alinhamento dos serviços prestados aos princípios de Legalidade, Impessoalidade, Publicidade, Eficiência, Razoabilidade e Proporcionalidade, que regem a administração pública.

2. É terminantemente proibido o oferecimento de propina.

Nenhuma forma de pagamento ou qualquer outro benefício ou vantagem pessoal poderá ser oferecida a autoridade ou servidor da administração pública direta ou indiretamente, seja esta federal, estadual ou municipal.

3. É terminantemente proibida a aceitação de vantagem pessoal.

Nenhuma forma de pagamento ou qualquer outro benefício ou vantagem pessoal poderá ser aceita de autoridade ou servidor da administração pública, seja esta federal, estadual ou municipal.

4. Conflito de Interesses

Nas relações com o Poder Público, os colaboradores da ZeroDox devem ficar atentos para denunciar a incidência de qualquer conduta por parte de ministros de Estado, ocupantes de cargo de natureza especial ou equivalentes, presidente, vice-presidente e diretor, ou equivalentes, de autarquias, fundações públicas, empresas públicas ou sociedades de economia mista, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, níveis 6 e 5 ou equivalentes e dos ocupantes de cargos ou empregos cujo exercício proporcione acesso a informação privilegiada capaz de trazer vantagem econômica ou financeira para o agente público ou para terceiro, que caracterize conflito de interesses entre os interesses públicos e privados, que possa comprometer o interesse coletivo ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho da função pública.

4.1 É preciso atentar para as seguintes condutas dos ocupantes cargos ou empregos listados acima, durante o seu exercício, que configuram conflito de interesses, no âmbito do Poder Executivo federal:

4.1.1 Divulgar ou fazer uso de informação privilegiada, em proveito próprio ou de terceiro, obtida em razão das atividades exercidas.

4.1.2 Exercer atividade que implique a prestação de serviços ou a manutenção de relação de negócio com pessoa física ou jurídica que tenha interesse em decisão do agente público ou de colegiado do qual este participe.

4.1.3 Exercer, direta ou indiretamente, atividade que em razão da sua natureza seja incompatível com as atribuições do cargo ou emprego, considerando-se como tal, inclusive, a atividade desenvolvida em áreas ou matérias correlatas.

4.1.4 Atuar, ainda que informalmente, como procurador, consultor, assessor ou intermediário de interesses privados nos órgãos ou entidades da administração pública direta ou indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

4.1.5 Praticar ato em benefício de interesse de pessoa jurídica de que participe o agente público, seu cônjuge, companheiro ou parentes, consanguíneos ou afins, em linha reta ou colateral, até o terceiro grau, e que possa ser por ele beneficiada ou influir em seus atos de gestão.

4.1.6 Receber presente de quem tenha interesse em decisão do agente público ou de colegiado do qual este participe fora dos limites e condições estabelecidos em regulamento.

4.1.7 Prestar serviços, ainda que eventuais, a empresa cuja atividade seja controlada, fiscalizada ou regulada pelo ente ao qual o agente público está vinculado.

4.2 É preciso atentar para as seguintes condutas dos ocupantes cargos ou empregos listados acima, depois do seu exercício funcional, que configuram conflito de interesses, no âmbito do Poder Executivo federal:

4.2.1 A qualquer tempo, divulgar ou fazer uso de informação privilegiada obtida em razão das atividades exercidas. 

4.2.2 No período de 6 (seis) meses, contado da data da dispensa, exoneração, destituição, demissão ou aposentadoria, salvo quando expressamente autorizado, conforme o caso, pela Comissão de Ética Pública ou pela Controladoria-Geral da União:

a) prestar, direta ou indiretamente, qualquer tipo de serviço a pessoa física ou jurídica com quem tenha estabelecido relacionamento relevante em razão do exercício do cargo ou emprego;

b) aceitar cargo de administrador ou conselheiro ou estabelecer vínculo profissional com pessoa física ou jurídica que desempenhe atividade relacionada à área de competência do cargo ou emprego ocupado;

c) celebrar com órgãos ou entidades do Poder Executivo federal contratos de serviço, consultoria, assessoramento ou atividades similares, vinculados, ainda que indiretamente, ao órgão ou entidade em que tenha ocupado o cargo ou emprego; ou

d) intervir, direta ou indiretamente, em favor de interesse privado perante órgão ou entidade em que haja ocupado cargo ou emprego ou com o qual tenha estabelecido relacionamento relevante em razão do exercício do cargo ou emprego.

5. Prevenção à incidência de Improbidade Administrativa

Configuram atos de Improbidade Administrativa os atos praticados por funcionário público, por agente em exercício de mandato, cargo, emprego ou função pública, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, ou por particular, pessoa física ou jurídica, que celebra com a administração pública convênio, contrato de repasse, contrato de gestão, termo de parceria, termo de cooperação ou ajuste administrativo equivalente, contra:

1. O erário

2. O patrimônio de entidade privada que receba subvenção, benefício ou incentivo, fiscal ou creditício, de entes públicos ou governamentais.

3. O patrimônio de entidade privada para cuja criação ou custeio o erário haja concorrido ou concorra no seu patrimônio ou receita atual, limitado o ressarcimento de prejuízos, nesse caso, à repercussão do ilícito sobre a contribuição dos cofres públicos

É imprescindível que todo colaborador da ZeroDox fique atento para a incidência dos seguintes atos, praticados contra as entidades elencadas acima, pelos agentes apontados, que importam em enriquecimento ilícito:

Constitui ato de improbidade administrativa importando em enriquecimento ilícito auferir, mediante a prática de ato doloso, qualquer tipo de vantagem patrimonial indevida em razão do exercício de cargo, de mandato, de função, de emprego ou de atividade nas entidades referidas acima, a citar:

1. Recebimento, para si ou para outrem, de dinheiro, bem móvel ou imóvel, ou qualquer outra vantagem econômica, direta ou indireta, a título de comissão, percentagem, gratificação ou presente de quem tenha interesse, direto ou indireto, que possa ser atingido ou amparado por ação ou omissão decorrente das atribuições de agente público.

2. Recebimento de vantagem econômica, direta ou indireta, para facilitar a aquisição, permuta ou locação de bem móvel ou imóvel, ou a contratação de serviços pelas entidades referidas acima, por preço superior ao valor de mercado.

3. Recebimento de vantagem econômica, direta ou indireta, para facilitar a alienação, permuta ou locação de bem público ou o fornecimento de serviço por ente estatal por preço inferior ao valor de mercado.

4. Utilização, em obra ou serviço particular, de qualquer bem móvel, de propriedade ou à disposição de qualquer das entidades referidas acima, bem como o trabalho de servidores, de empregados ou de terceiros contratados por essas entidades.

5. Recebimento de vantagem econômica de qualquer natureza, direta ou indireta, para tolerar a exploração ou a prática de jogos de azar, de lenocínio, de narcotráfico, de contrabando, de usura ou de qualquer outra atividade ilícita, ou aceitar promessa de tal vantagem.

6. Recebimento de vantagem econômica de qualquer natureza, direta ou indireta, para fazer declaração falsa sobre qualquer dado técnico que envolva obras públicas ou qualquer outro serviço ou sobre quantidade, peso, medida, qualidade ou característica de mercadorias ou bens fornecidos a qualquer das entidades referidas no art. 1º desta Lei.

7. Aquisição, para si ou para outrem, no exercício de mandato, de cargo, de emprego ou de função pública, e em razão deles, de bens de qualquer natureza, decorrentes dos atos descritos no caput deste artigo, cujo valor seja desproporcional à evolução do patrimônio ou à renda do agente público, assegurada a demonstração pelo agente da licitude da origem dessa evolução.        

8. Aceitação de emprego, comissão ou exercício de atividade de consultoria ou assessoramento para pessoa física ou jurídica que tenha interesse suscetível de ser atingido ou amparado por ação ou omissão decorrente das atribuições do agente público, durante a atividade.

9. Recebimento de vantagem econômica para intermediar a liberação ou aplicação de verba pública de qualquer natureza.

10. Recebimento vantagem econômica de qualquer natureza, direta ou indiretamente, para omitir ato de ofício, providência ou declaração a que esteja obrigado.

11. Incorporação, por qualquer forma, a patrimônio pessoal de bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas acima.

12. Utilização, em proveito próprio, de bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas acima.

É imprescindível que todo colaborador da ZeroDox fique atento para a incidência dos seguintes atos, praticados contra as entidades elencadas acima, pelos agentes apontados, que atentam contra o erário:

Constitui ato de improbidade administrativa contra o erário qualquer ação ou omissão dolosa, que enseje, efetiva e comprovadamente, perda patrimonial, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens ou haveres das entidades referidas acima, e notadamente:

1. Facilitação ou concorrência, por qualquer forma, para a indevida incorporação ao patrimônio particular, de pessoa física ou jurídica, de bens, de rendas, de verbas ou de valores integrantes do acervo patrimonial das entidades referidas acima.

2. Permissão ou concorrência para que pessoa física ou jurídica privada utilize bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas acima, sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis à espécie.

3. Doação à pessoa física ou jurídica bem como ao ente despersonalizado, ainda que de fins educativos ou assistências, de bens, rendas, verbas ou valores do patrimônio de qualquer das entidades mencionadas acima, sem observância das formalidades legais e regulamentares aplicáveis à espécie.

4. Permissão ou facilitação da alienação, permuta ou locação de bem integrante do patrimônio de qualquer das entidades referidas acima, ou ainda a prestação de serviço por parte delas, por preço inferior ao de mercado.

5. Permissão ou facilitação da aquisição, permuta ou locação de bem ou serviço por preço superior ao de mercado.

6. Realização de operação financeira sem observância das normas legais e regulamentares ou aceitar garantia insuficiente ou inidônea.

7. Concessão de benefício administrativo ou fiscal sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis à espécie.

8. Violação da licitude de processo licitatório ou de processo seletivo para celebração de parcerias com entidades sem fins lucrativos, ou dispensá-los indevidamente, acarretando perda patrimonial efetiva.       

9. Ordem ou permissão para a realização de despesas não autorizadas em lei ou regulamento.

10. Ação ilícita na arrecadação de tributo ou de renda, bem como no que diz respeito à conservação do patrimônio público.

11. Liberação de verba pública sem a estrita observância das normas pertinentes ou influir de qualquer forma para a sua aplicação irregular.

12. Permissão facilitação ou concorrência para que terceiro se enriqueça ilicitamente.

13. Permissão para que se utilize, em obra ou serviço particular, veículos, máquinas, equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade ou à disposição de qualquer das entidades mencionadas acima, bem como o trabalho de servidor público, empregados ou terceiros contratados por essas entidades.

14. Celebração de contrato ou outro instrumento que tenha por objeto a prestação de serviços públicos por meio da gestão associada sem observar as formalidades previstas na lei.

15. Celebração de contrato de rateio de consórcio público sem suficiente e prévia dotação orçamentária, ou sem observar as formalidades previstas na lei.

16. Facilitação ou concorrência, por qualquer forma, para a incorporação, ao patrimônio particular de pessoa física ou jurídica, de bens, rendas, verbas ou valores públicos transferidos pela administração pública a entidades privadas mediante celebração de parcerias, sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis à espécie.

17. Permissão ou concorrência para que pessoa física ou jurídica privada utilize bens, rendas, verbas ou valores públicos transferidos pela administração pública a entidade privada mediante celebração de parcerias, sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis à espécie. 

18. Celebração de parcerias da administração pública com entidades privadas sem a observância das formalidades legais ou regulamentares aplicáveis à espécie.

19. Conduta que configure ato ilícito na celebração, na fiscalização e na análise das prestações de contas de parcerias firmadas pela administração pública com entidades privadas.

20. Liberação de recursos de parcerias firmadas pela administração pública com entidades privadas sem a estrita observância das normas pertinentes ou influir de qualquer forma para a sua aplicação irregular.

Por fim, todos os colaboradores da ZeroDox devem atentar para a incidência dos seguintes atos, praticados contra as entidades elencadas acima, pelos agentes apontados, que atentam contra os Princípios da Administração Pública:

Constitui ato de improbidade administrativa que atenta contra os Princípios da Administração Pública a ação ou omissão dolosa que viole os deveres de honestidade, de imparcialidade e de legalidade, caracterizada por uma das seguintes condutas:

1. Revelar fato ou circunstância de que tem ciência em razão das atribuições e que deva permanecer em segredo, propiciando beneficiamento por informação privilegiada ou colocando em risco a segurança da sociedade e do Estado.

2. Negar publicidade aos atos oficiais, exceto em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado ou de outras hipóteses instituídas em lei.

3. Frustrar, em ofensa à imparcialidade, o caráter concorrencial de concurso público, de chamamento ou de procedimento licitatório, com vistas à obtenção de benefício próprio, direto ou indireto, ou de terceiros.

4. Deixar de prestar contas quando esteja obrigado a fazê-lo, desde que disponha das condições para isso, com vistas a ocultar irregularidades.

5. Revelar ou permitir que chegue ao conhecimento de terceiro, antes da respectiva divulgação oficial, teor de medida política ou econômica capaz de afetar o preço de mercadoria, bem ou serviço.

6. Descumprir as normas relativas à celebração, fiscalização e aprovação de contas de parcerias firmadas pela administração pública com entidades privadas.

7. Nomear cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, inclusive, da autoridade nomeante ou de servidor da mesma pessoa jurídica investido em cargo de direção, chefia ou assessoramento, para o exercício de cargo em comissão ou de confiança ou, ainda, de função gratificada na administração pública direta e indireta em qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, compreendido o ajuste mediante designações recíprocas.

8. Praticar, no âmbito da administração pública e com recursos do erário, ato de publicidade que não tenha caráter educativo, informativo ou de orientação social, ou onde conste nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos, de forma a promover inequívoco enaltecimento do agente público e personalização de atos, de programas, de obras, de serviços ou de campanhas dos órgãos públicos.

6. Prevenção a atos de corrupção.

Em estrita conformidade com o disposto na Lei Anticorrupção, todo colaborador da ZeroDox fica obrigado a denunciar prontamente a constatação de quaisquer dos atos, elencados abaixo, que possam atentar contra o patrimônio público nacional ou estrangeiro, contra princípios da administração pública ou contra os compromissos internacionais assumidos pelo Brasil:

1. Promessa ou oferecimento de vantagem, direta ou indireta, a agente público, ou a terceira pessoa a ele relacionada.

2. Financiamento, custeio, patrocínio ou qualquer forma de fomento a qualquer prática dos atos ilícitos aqui elencados.

3. Utilização de interposta pessoa física ou jurídica para ocultação ou dissimulação de interesses ou de identidade dos beneficiários dos atos praticados.

4. Frustração ou fraude, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, do caráter competitivo de procedimento licitatório público;

5. Impedimento, perturbação ou fraude na realização de qualquer ato de procedimento licitatório público.

6. Afastamento ou tentativa de afastamento de licitante, por meio de fraude ou oferecimento de vantagem de qualquer tipo.

7. Fraude em licitação pública ou contrato dela decorrente.

8. Criação, de modo fraudulento ou irregular, de pessoa jurídica para participar de licitação pública ou celebrar contrato administrativo.

9. Obtenção de vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais.

10. Manipulação ou fraude do equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados com a administração pública.

11. Obstrução de atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos, ou intervenção em sua atuação, inclusive no âmbito das agências reguladoras e dos órgãos de fiscalização do sistema financeiro nacional.

7. Compromissos da ZeroDox com relação à LGPD

A ZeroDox, na condição de operadora de dados pessoais sensíveis, bem como seus colaboradores, age de acordo com os seguintes fundamentos: 

1. O respeito à privacidade;

2. A autodeterminação informativa;

3. A liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;

4. A inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;

5. O desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;

6. A livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor; e

7. Os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

Nas atividades de tratamento de dados pessoais, é imprescindível que todos os colaboradores da ZeroDox respeitem a boa-fé e sigam os seguintes princípios:

1. Finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades.

2. Adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento.

3. Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados.

4. Livre Acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais.

5. Qualidade dos Dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento.

6. Transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial.

7. Segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.

8. Prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais.

9. Não Discriminação: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos.

10. Responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

No tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes.

1. O tratamento de dados pessoais de crianças e de adolescentes deverá ser realizado em seu melhor interesse.

2. O tratamento de dados pessoais de crianças deverá ser realizado com o consentimento específico e em destaque dado por pelo menos um dos pais ou pelo responsável legal.

3. No tratamento de dados de crianças e adolescente, os controladores deverão manter pública a informação sobre os tipos de dados coletados, a forma de sua utilização e os procedimentos para o exercício dos direitos a que se refere o art. 18 da LGPD.

4. Poderão ser coletados dados pessoais de crianças sem o consentimento dos pais ou de um responsável legal, somente quando a coleta for necessária para contatar um deles, utilizados uma única vez e sem armazenamento, ou para sua proteção, e em nenhum caso poderão ser repassados a terceiro sem o consentimento dos pais ou responsável legal.

5. No tratamento de dados de crianças e adolescente, os controladores não deverão condicionar a participação dos menores, titulares de dados pessoais, em jogos, aplicações de internet ou outras atividades ao fornecimento de informações pessoais além das estritamente necessárias à atividade.

6. No tratamento de dados de crianças e adolescente, o controlador deve realizar todos os esforços razoáveis para verificar que o consentimento a que se refere o item 2 desta lista foi dado pelo responsável pela criança, consideradas as tecnologias disponíveis.

7. As informações sobre o tratamento de dados de crianças e adolescentes deverão ser fornecidas de maneira simples, clara e acessível, consideradas as características físico-motoras, perceptivas, sensoriais, intelectuais e mentais do usuário, com uso de recursos audiovisuais quando adequado, de forma a proporcionar a informação necessária aos pais ou ao responsável legal e adequada ao entendimento da criança.

Em conformidade ao previsto na LGPD, a ZeroDox, na condição de controladora de dados pessoais sensíveis, sobre os quais atua na armazenagem e processamento, compromete-se a:

1. Implantar uma política, junto aos seus clientes, para captura de autorização expressa de uso dos dados pessoais dos consumidores finais destes, em documento que explicite:

1.1 A finalidade específica do tratamento;

1.2 A forma e duração do tratamento, observados os segredos comercial e industrial;

1.3 A identificação do controlador;

1.4 Informações de contato do controlador;

1.5 Informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade;

1.6 Responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; e

1.7 Os direitos do titular, que pode, a qualquer momento e sem custo, mediante requerimento expresso, solicitar:

1.7.1 A confirmação da existência de tratamento;

1.7.2 Acesso aos dados;

1.7.3 A correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

1.7.4 A anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;

1.7.5 A portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa e observados os segredos comercial e industrial, de acordo com a regulamentação do órgão controlador.

1.7.6 A eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses de autorizada conservação previstas na LGPD.

1.7.7 Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;

1.7.8 Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;

1.7.9 Revogação do consentimento.

2. Utilizar, para o tratamento de dados pessoais, sistemas estruturados de forma a atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança e aos princípios gerais previstos na LGPD e às demais normas regulamentares.

3. Manter registro de todos os dados coletados, disponíveis aos seus titulares e ao poder público, nos casos cabíveis.

4. Indicar, em aba específica do próprio site, as informações de contato do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, de forma clara e objetiva.

5. Adotar medidas de segurança e técnicas administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

6. Elencar um encarregado para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), tornando-o responsável pelas seguintes atividades:

6.1 - Aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências.

6.2 - Receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências.

6.3 - Orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais.

6.4 - Executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.

7. Criar um canal para que os titulares dos dados tenham acesso às informações pertinentes a si e a opção de revogar a autorização dada, se assim desejarem, a qualquer momento.

8. Informar ao titular, com destaque de forma específica do teor das alterações, em caso de alteração de finalidade, forma ou duração, identificação do controlador ou sobre o compartilhamento dos dados pessoais coletados, podendo o titular, nos casos em que o seu consentimento é exigido, revogá-lo caso discorde da alteração.

9. Assegurar-se de que os agentes de tratamento tenham ciência da sua obrigação de garantir a segurança da informação prevista na LGPD em relação aos dados pessoais, mesmo após o seu término.

10. Emitir comunicado, em prazo razoável, à autoridade nacional (ANPD) e ao titular dos dados, da ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, mencionando, no mínimo:

I - a descrição da natureza dos dados pessoais afetados;

II - as informações sobre os titulares envolvidos;

III - a indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial;

IV - os riscos relacionados ao incidente;

V - os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata; e

VI - as medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo.

Em caso de vazamento de dados o controlador deverá adotar todas as medidas possíveis para tornar os dados pessoais afetados ininteligíveis, no âmbito e nos limites técnicos de seus serviços, para terceiros não autorizados a acessá-los.

11. Cessar o tratamento de dados pessoais nas seguintes hipóteses:

I – Quando verificar que a finalidade foi alcançada ou que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada.

II – Quando terminar o período de tratamento;

III – Se receber comunicação do titular, inclusive no exercício de seu direito de revogação do consentimento conforme disposto no § 5º do art. 8º da LGPD, resguardado o interesse público.

IV – Por determinação da autoridade nacional, quando houver violação ao disposto na LGPD.

12. Eliminar os dados pessoais que tiver em guarda após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, exceto nas hipóteses previstas no artigo 16 da LGPD. 

É vedada a comunicação ou o uso compartilhado entre controladores de dados pessoais sensíveis referentes à saúde com objetivo de obter vantagem econômica.

É vedado, ao operador autorizado para o tratamento de dados, a cessão não autorizada de uso de dados pessoais.

A transferência de dados pessoais pelo controlador autorizado, somente poderá ser realizada com consentimento expresso do titular dos dados. O controlador autorizado, que necessitar comunicar ou compartilhar tais dados com outros controladores, deverá obter consentimento específico do titular para esse fim, ressalvadas as hipóteses de dispensa do consentimento previstas na LGPD.

8. Informações confidenciais

1. É obrigação de todo colaborador manter estrita confidencialidade sobre qualquer informação sigilosa ou estratégica da instituição, não devendo ser divulgadas tais informações a terceiros, exceto no estrito interesse da ZeroDox ou no atendimento às normas legais, e somente através de pessoas autorizadas pela direção.

1.1 Consideram-se informações confidenciais os dados técnicos sobre atividades, objetivos, táticas e estratégias de ações, orçamentos, planejamento de curto e longo prazo, resultados de pesquisas, dados estatísticos, financeiros e contábeis, bem como quaisquer outras informações ou dados que estejam vinculados ou relacionados com o interesse institucional da ZeroDox.

2. É obrigação de todo colaborador zelar para que informações confidenciais ou restritas de terceiros, que estejam disponibilizadas à ZeroDox, sejam tratadas com a devida confidencialidade.

3. Todos os colaboradores da ZeroDox têm responsabilidade ética e legal em resguardar informações confidenciais que estejam sob sua guarda, mesmo após o seu desligamento da instituição.

9. Cuidados com o patrimônio da instituição

Os Colaboradores da Fundação devem, em suas ações dentro e fora do ambiente institucional, proteger e zelar pelo patrimônio físico e intelectual da ZeroDox, o que inclui a sua marca e demais bens intangíveis, bens móveis e imóveis, tecnologia, estratégias de ações, informações, pesquisas e dados. Esse patrimônio não pode ser utilizado para a obtenção de vantagens pessoais e nem fornecido a terceiros.

10. Responsabilidade Social

Todos os colaboradores devem se empenhar na construção de um bom relacionamento entre a ZeroDox e as comunidades em que atua e contribuir, sempre que possível, para o seu desenvolvimento, cultivando suas culturas, buscando a sinergia entre elas e os valores morais e éticos na empresa e adotando ações que busquem a melhoria da qualidade de vida do ser humano, dentro de um conceito de desenvolvimento social sustentável.

11. Práticas não toleradas:

1. Qualquer conduta que possa ser caracterizada como discriminatória em função de raça, origem, gênero, orientação sexual, deficiência, crença religiosa ou convicção política.

2. Qualquer conduta que possa ser caracterizada como assédio moral, assédio sexual, ofensa, intimidação ou humilhação.

3. Qualquer conduta que possa ser caracterizada como propaganda política ou religiosa, nas dependências da instituição ou utilizando a condição de colaborador.

Em caso de dúvidas na interpretação das regras constantes neste manual, ou para relatar fatos e comportamentos em desacordo com as suas normas, a ZeroDox disponibiliza o email da sua Central de Ética e Compliance, no endereço: contato@zerodox.com.br.

O colaborador que constatar a incidência de qualquer das condutas previstas aqui deve, imediatamente, enviar um email, intitulado “Denúncia/Compliance” para o endereço: “contato@zerodox.com.br”, relatando o ocorrido.

Violações são passíveis de penalidades disciplinares, incluindo a demissão.

Este Código de Conduta estará disponível para consulta permanente no endereço eletrônico www.zerodox.com.br/codigo-de-conduta